Рассказываем

Коэффициент абсентеизма: как посчитать неэффективное использование рабочего времени

Каждая компания, приглашая сотрудника на работу, фактически покупает его рабочее время. И в онлайн-, и в офлайн-формате предполагается, что все время, например, с 9 до 18 по будням, человек будет посвящать компании, и только отпуск и выходные — это его личное время.
Но реальность не всегда совпадает с планами: сотрудники берут больничные, отпрашиваются по семейным обстоятельствам, сталкиваются с форс-мажорами. Причин может быть сотни, и из-за них работники отпрашиваются на несколько часов или на полный рабочий день. Так уменьшается общее количество часов, посвящённое профессиональным обязанностям.
Часто руководители не учитывают оплаченное время, потраченное не на работу. И это ошибка, так как неэффективное распределение влияет на производительность труда и негативно сказывается на экономических показателях.
Оценивать результативность работы топ-менеджерам помогает коэффициент абсентеизма. Он показывает долю того, как долго персонал отсутствует на рабочем месте и степень влияния на работу команды. Например, годовая норма труда сотрудника составляет 1979 часов при 40-часовой рабочей неделе — это зафиксировано в производственном календаре. Если сотрудник присутствовал на рабочем месте меньше этого количества времени, это является потерей компании.
Существует два вида абсентеизма, которые мы и разберем в данной статье.

Общий коэффициент абсентеизма

Общий коэффициент абсентеизма (ОКА) оценивает долю потерь рабочего времени сотрудников за конкретный период по причине их отсутствия на рабочем месте. Он полезен для прогнозирования выполнения рабочих планов, формирования постоянной и временной команд, нормирования труда персонала и составления финансовой стратегии.
Коэффициент абсентеизма = Рабочее время, пропущенное сотрудниками в течение периода / (Норма рабочего времени за период — Отсутствия по уважительным причинам) * 100%.
У ОКА есть недостатки, так как в нём не учитываются такие виды отсутствия:
оплачиваемый отпуск — основной и дополнительные: северный, за вредные условия труда, то есть все те отпуска, за которые сотрудник не может взять денежную компенсацию и должен «отгулять»;
выходной день по причине выполнения государственных обязанностей, донорство и так далее.
При этом общий коэффициент абсентеизма учитывает:
больничные, оформленные с листком нетрудоспособности или без него;
отгулы, взятые за свой счёт;
прогулы;
простои труда;
ситуации, в которых сотрудник отпрашивается на какую‑то часть рабочего дня.

Пример расчёта ОКА

Есть компания, в которой работает 200 человек. В течение года на рабочем месте они отсутствовали всего 3000 рабочих дней, из которых 2200 — официальный ежегодный отпуск. Вот, что необходимо сделать, чтобы посчитать общий коэффициент абсентеизма.
1.
Узнать нормированное общее количество рабочих часов за год для 40-часовой рабочей недели: 1979 часов.
2.
Посчитать общий фонд рабочего времени: 1979 часов * 200 сотрудников = 395 800 человеко-часов.
3.
Узнать количество пропущенных часов работы: 3000 – 2200 = 800 рабочих дней * 8 часов = 6 400 человеко-часов.
4.
Посчитать часы отпуска: 2200 рабочих дней * 8 = 17 600 человеко-часов.
5.
Рассчитать ОКА: 6400 / (395 800 – 17 600) * 100% = 1,69%.

Нормы для ОКА

Не существует единой нормы ОКА для всех компаний. Но поскольку показатель не учитывает данные, включённые в основной отпуск или другие законодательно разрешённые отсутствия, стандарт можно сформировать самостоятельно.
Допустим, в году сотрудник может взять 28 дней календарных отпуска — их нужно перевести в рабочие. Согласно ТК РФ работник должен оформить отпуск не менее 2 недель, а остальные дни взять по собственному усмотрению. Получается, что на каждого сотрудника приходится от 20 до 24 рабочих дней в году, так как отпускные оформляются вместе с выходными.
Теперь можно рассчитать норму коэффициента абсентеизма на одного сотрудника, если в компании нет дополнительных отпусков. Для этого проводим расчёт:
1.
20 / 1979 * 100% = 1,01%.
2.
24 / 1979 * 100% = 1,21%.
Таким образом, округлив большее из указанных значений, мы получим ориентировочную норму ОКА для компаний без дополнительного отпуска = не более 1,5%.
Для компаний, в которых есть дополнительные отпуска, формула немного отличается. Они должны прибавить к числителю среднее количество рабочих дней дополнительного отпуска, которые брал в прошлом году один сотрудник.
Оцените эффективность
HR-процессов при помощи системы автоматизации аналитики «Стафскрин»

Коэффициент абсентеизма Брэдфорда

Считается, что данный коэффициент абсентеизма вывели западные исследователи института Брэдфорда. Они определили зависимость между частотой кратких отсутствий сотрудника в офисе и падением бизнес-показателей компании. Коэффициент Брэдфорда оперирует частыми и краткосрочными отсутствиями работников, а ОКА работает с единичными продолжительными отсутствиями — в этом заключается основная разница между метриками.
Считается, что чем чаще сотрудника нет на работе, тем выше коэффициент абсентеизма и тем хуже это влияет на производственный процесс компании.
Недостатком этого коэффициента является то, что он не подтверждён, никто не видел результаты экспериментов. При этом в США и странах Европы коэффициент абсентеизма Брэдфорда (КАБ) является значимым показателем. На его основе выносятся дисциплинарные взыскания отдельным сотрудникам. В США, установив норму КАБ, вызывают на личную беседу сотрудника, который её превысил впервые, а после повторения инцидента наступает увольнение. Из-за этого коэффициент не популярен среди сотрудников.
Но можно использовать показатель с пользой, если измерять с его помощью уровень вовлечённости и выгорания сотрудников. Например, если сотрудник всё чаще отпрашивается с работы, находит личные или семейные причины, уходит на больничный без листа от врача, можно понять, что его вовлеченность в рабочий процесс и качество труда снижается. Дальше можно принять превентивные меры: предложить доверительный разговор, узнать причины, спросить, что может сделать компания для повышения производительности.
Коэффициент абсентеизма Брэдфорда = Количество случаев отсутствия² * Общее количество дней отсутствия.
КАБ считается индивидуально для каждого сотрудника. Чтобы получить максимум пользы от показателя, нужно соотносить его с другими и дополнять дополнительными данными. Например, в США, где трудовое право существенно отличается от российского, сотрудник не имеет практически никакого законодательного основания отсутствовать на рабочем месте — это закреплено в коллективном договоре компании и работника.
Поэтому в расчёте КАБ стоит использовать тот же подход, что и в расчёте ОКА, то есть не учитывать оплачиваемый основной и дополнительный отпуск. И не брать в расчёт выходные дни по причине донорства или выполнения гособязанностей.
Зато в список для расчёта включаются больничные, отгулы за свой счёт, прогулы, простои и другие отсутствия по согласованию с руководителем.

Пример расчёта КАБ

Показатель рассчитывается на основе количества и частоты пропусков сотрудника в квартале.
1.
Если пропуск 1 в течение 10 дней, то КАБ составляет 12 * 10 = 10.
2.
Если пропуск 1 в течение 2 дней, 1 раз в течение 3 дней, то КАБ = 22 * 5 = 20.
3.
Если пропусков 10 по 1 дню, то КАБ = 102 * 10 = 1000.
Техника подсчётов проста: число пропусков за период возводим в квадрат и умножаем на общее количество дней отсутствия.

Нормы для КАБ

Для КАБ существуют нормы, они не должны превышать такие значения:
в год — не более 80 баллов;
в квартал — не более 27 баллов;
в месяц — не более 12 баллов.
В кейсе выше нужно провести личную беседу с сотрудником №3, так как 1000 > 27.
Так как КАБ можно посчитать индивидуально по каждому сотруднику, то его можно использовать при поиске взаимосвязей со следующими показателями:
текучесть;
производительность;
лояльность;
% выполнения KPI;
выручка;
прибыль.

Вывод

Разные коэффициенты абсентеизма используются на разных этапах развития бизнеса. ОКА полезен для построения детального прогноза экономических показателей и производственных планов компании. Также этот коэффициент используют для планирования работы рекрутинговой команды и найма временного персонала. Без данной метрики компания будет выстраивать стратегии в отрыве от реального фонда рабочего времени сотрудников и понесёт убытки.
Коэффициент абсентеизма Брэдфорда используют, чтобы проанализировать вовлечённость сотрудников и их психологическое состояние. Преимущество этой метрики в том, что она даёт объективную информацию, основанную не на словах, а на реальных поступках сотрудников.
рекомендуем почитать